Algemene Voorwaarden van TinC Services voor Vertaalopdrachten
Laatste update 10-01-2018
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke offerte of aanbieding door TinC, alsmede op alle overeenkomsten tussen TinC en de Klant met betrekking tot vertaalopdrachten, met uitsluiting van de (afwijkende) algemene voorwaarden die door de Klant desgevallend zouden gehanteerd.
1. Offertes en totstandkoming van de Overeenkomst
1.1 Behoudens uitdrukkelijk andersluidend beding, is iedere offerte vanwege TinC vrijblijvend.
1.2 Alle prijsopgaven en offertes worden gedaan exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven
1.3 De offerte wordt door TinC opgemaakt volgend op een (schriftelijke of mondelinge) aanvraag voor een Vertaalopdracht door de Klant. Iedere offerte is dan ook gebaseerd op de informatie (zoals onder meer doch zonder beperking, een exemplaar van het Brondocument en de Doeltaal / Doeltalen) die de Klant bij dergelijke aanvraag aan TinC heeft verstrekt, en waarvan de juistheid, nauwkeurigheid en volledigheid door TinC mag worden verondersteld.
1.4 Een overeenkomst tussen de Klant en TinC komt tot stand door de aanvaarding van de offerte van TinC door de Klant middels het ondertekenen en terugzenden van één exemplaar van de offerte aan TinC of - indien geen offerte is uitgebracht - door schriftelijke bevestiging door TinC van een door de Klant verstrekte Vertaalopdracht.
1.5 TinC mag als Klant beschouwen degene die de Vertaalopdracht aan TinC heeft gegeven, tenzij deze daarbij uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven te handelen krachtens lastgeving, in naam en voor rekening van een derde en mits naam en adres van deze derde tegelijkertijd aan TinC zijn verstrekt.
1.6 De overeenkomst die overeenkomstig artikel 1.2 is tot stand gekomen, en die wordt gevormd door (i) de Klant goedgekeurde offerte dan wel de schriftelijke bevestiging door TinC van een door de Klant verstrekte vertaalopdracht en (ii) onderhavige Algemene Voorwaarden, biedt de volledige weergave van de rechten en plichten van zowel de Klant als TinC met betrekking tot de desbetreffende Vertaalopdracht (met uitsluiting van alle voorafgaande (mondelinge of schriftelijke) afspraken, overeenkomsten, documenten of briefwisselingen met betrekking tot hetzelfde voorwerp).
2. Wijziging en annulering van de Vertaalopdracht
2.1 Indien de Klant na de totstandkoming van de overeenkomst (of tijdens de uitvoering ervan) wijzigingen anders dan van geringe aard aanbrengt in de Vertaalopdracht, zal TinC het recht hebben de in de offerte vermelde leveringstermijn, tarief en/of kostprijs aan te passen in functie van zulke wijzigingen of de vertaalopdracht alsnog (geheel of gedeeltelijk) te weigeren of in te trekken. In dat laatste geval zal de Klant een vergoeding verschuldigd zijn aan TinC gelijk aan de vergoeding voor de reeds geleverde prestaties volgens het overeengekomen tarief vermeerderd met een forfaitaire vergoeding gelijk
aan 25% van de overeengekomen prijs, met een minimum van EUR 75, behoudens het bewijs van werkelijke grotere schade.
2.2 Indien een Vertaalopdracht door de Klant wordt ingetrokken, zal de Klant een vergoeding verschuldigd zijn aan TinC gelijk aan de vergoeding voor de reeds geleverde prestaties volgens het overeengekomen tarief vermeerderd met een forfaitaire vergoeding gelijk aan 25% van de overeengekomen prijs, met een minimum van EUR 75, behoudens het bewijs van werkelijke grotere schade.
2.3 Indien TinC voor de uitvoering van de opdracht tijd heeft gereserveerd en deze niet meer elders kan worden benut, is de Klant bovendien gehouden tot vergoeding van 35% van het honorarium voor het niet uitgevoerde gedeelte van de opdracht.
3. Levering en Leveringsdatum
3.1 Behoudens uitdrukkelijk andersluidende bepaling, is de in de offerte vermelde leveringsdatum slechts een streefdatum en creëert zulke datum slechts een middelenverbintenis in hoofde van TinC om alle redelijke inspanningen te leveren om een tijdige uitvoering van de Vertaalopdracht resp. levering van de vertaalde Brondocument aan de Klant, mogelijk te maken. Wanneer TinC oordeelt dat de Vertaling niet binnen de in de offerte vermelde leveringstermijn zal kunnen worden geleverd aan de Klant, zal zij de Klant hiervan onverwijld kennis te stellen.
3.2 Het overschrijden van de in de offerte vermelde Leveringstermijn zal in hoofde van de Klant geen enkel recht op schadevergoeding of vermindering van de kostprijs doen ontstaan.
3.3 In geval van een aan TinC toerekenbare overschrijding van de leveringstermijn voor een welbepaalde vertaalopdracht en de Klant redelijkerwijze niet langer op uitvoering van zulke vertaalopdracht kan wachten, is de Klant gerechtigd tot eenzijdige ontbinding van de overeenkomst. TinC kan in dergelijk geval geenszins gehouden worden tot betaling van enige schadevergoeding of anderszins aansprakelijk worden gesteld voor enige schade in hoofde van de Klant die het gevolg zou zijn van zulke overschrijding van de leveringstermijn.
3.4 De levering wordt geacht te hebben plaatsgehad op het tijdstip van persoonlijke aflevering of verzending per gewone of aangetekende post, telefax, koerier of modem. Levering van gegevens via elektronische post wordt geacht te hebben plaatsgehad op het moment waarop het medium de verzending heeft bevestigd.
3.5 Onverminderd de algemeenheid van dit artikel 3, zal TinC in geen geval aansprakelijk kunnen worden gesteld voor een vertraging van de levering van de Vertaling in de hierna opgesomde gevallen:
a) wanneer TinC niet tijdig alle te vertalen Brondocumenten ontvangt van de Klant;
b) wanneer de Klant de overeengekomen betalingsvoorwaarden (bv betaling van een ?voorschot) niet naleeft;
c) wanneer de vertraging in de uitvoering van de Vertaalopdracht te wijten is aan ziekte, ?ongeval, tijdelijke arbeidsongeschiktheid of overmacht in het algemeen
zoals daar zijn: brand, staking, natuurrampen, oorlog, oproer, diefstal, maatregelen die invloed uitoefenen op het transport, het uitvallen van internetverbindingen, elektriciteitspannes, maatregelen getroffen door de overheid of iedere andere situatie waarop TinC geen enkele invloed kan uitoefenen;
d) wanneer de vertraging het gevolg is van laattijdige of verkeerd geadresseerde aflevering door derden (koerierbedrijven, post e.d.), of door vertraging in uitvoering van wettiging van documenten door overheidsinstanties (rechtbank, ...enz);
e) wanneer het Brondocument weliswaar tijdig werden aangeleverd aan TinC maar bij het opstarten door TinC van de vertaling blijkt dat de documenten beschadigd zijn, niet volledig zijn, niet behandelbaar zijn wegens onder andere formateringproblemen (ontbrekende lettertypes, niet samenhangende lay-out, bestanden aangeleverd in niet gangbare tekstverwerkingprogramma’s zoals Word, Excel, Powerpoint) of problemen vertonen die specifiek in verband zijn te brengen met digitale bestanden of de overdracht via email van digitale bestanden (zoals onder meer virussen, beveiliging met paswoorden of macro’s); in alle bovenvermelde gevallen zal TinC bovendien enkel gehouden zijn van het leveren van de Vertaling van zodra dit redelijkerwijs mogelijk is.
3.6 Indien de voorvallen zoals geformuleerd in het voorgaand artikel 3.5 langer duren dan een periode van 30 dagen waardoor TinC haar verplichtingen niet kan nakomen, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden zonder dat er een schadevergoeding verplicht is. Wanneer echter TinC bij het intreden van de vertraging door de voorvallen in artikel 3.5 al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts
3.7 gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is TinC gerechtigd het reeds uitgevoerde deel van de Vertaalopdracht te factureren en is de Klant gehouden deze factuur te voldoen, als betrof het een afzonderlijke overeenkomst.
3.8 Een voorlopige levering van de Vertaling kan worden overeengekomen tussen TinC en de Klant teneinde een deel van de afgewerkte vertaling reeds aan de Klant ter goedkeuring voor te leggen. De eventuele opmerkingen en suggesties van de Klant in verband met de gebruikte terminologie in de vertaling worden door TinC gecorrigeerd in het reeds vertaalde gedeelte en worden ook meegenomen en verwerkt in de nog te vertalen delen. Indien de klant geen opmerkingen formuleert bij de voorlopige oplevering, zal het reeds geleverde deel van de Vertaling als aanvaard worden beschouwd.
4. Aansprakelijkheid en vrijwaring
4.1 TinC is uitsluitend aansprakelijk ten aanzien van de Klant voor schade die het directe en aantoonbare gevolg is van een opzettelijke fout of bedrog door TinC bvba in de uitvoering van de Vertaalopdracht (met uitsluiting van enige aansprakelijkheid voor alle andere vormen van schade, zoals indirecte schade, gevolgschade, bedrijfsschade, vertragingsschade en gederfde winst).
4.2 De aansprakelijkheid van TinC is beperkt tot 50% van de totale kostprijs van de Vertaalopdracht (exclusief BTW).
4.3 Bij technische vertalingen of bij vertalingen met cijfermateriaal, cijfers, formules, adressen enz. (zoals bij technische fiches, datasheets, veiligheidsfiches, analysedocumenten, enz.)
behoort het tot de verantwoordelijkheid van de Klant om na de levering van de Vertaling alle cijfers en data in het Doeltaaldocument te controleren en zo nodig te corrigeren alvorens het vertaalde document intern in het bedrijf of extern te publiceren en/of te distribueren.
4.4 Dubbelzinnigheid van de bewoorden van het te vertalen Brondocument of de miskenning door de klant van de in artikel 6 bedoelde informatie- en samenwerkingsverplichtingen, ontheft TinC van iedere aansprakelijkheid (van welke aard ook) ten aanzien van de Klant.
4.5 TinC is niet aansprakelijk voor beschadiging of verlies van de ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst ter beschikking gestelde documenten, informatie of informatiedragers. TinC is evenmin aansprakelijk voor kosten en/of schade ontstaan ten gevolge van het gebruik van informatietechnologie en telecommunicatiemiddelen of ten gevolge van het transport of de verzending van informatie(dragers) of de aanwezigheid van computervirussen in door TinC geleverde bestanden of informatiedragers.
4.6 De Klant verbindt zich ertoe TinC te vrijwaren tegen (i) alle vorderingen van derden die voortvloeien uit of anderszins verband houden met (het gebruik van) de door VVA 4.7 Linguistics geleverde Vertaling en (ii) alle aanspraken van derden wegens beweerde inbreuk op eigendoms-, octrooi-, auteurs- of andere intellectuele eigendomsrechten in verband met de uitvoering van de Vertaalopdracht.
5. Intellectuele eigendomsrechten
5.1 De Klant wordt geacht te handelen in hoedanigheid van auteur van het Brondocument en machtigt TinC uitdrukkelijk tot vertaling ervan, conform artikel 1 §1 van de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De Klant verbindt zich ertoe TinC te vrijwaren tegen en te vergoeden voor enige vordering van derden wegens een vermeende schending van enig intellectueel eigendomsrecht door TinC in het kader van de uitvoering van de Vertaalopdracht.
5.2 Behoudens uitdrukkelijk andersluidend beding, behoudt het TinC het auteursrecht op uitgevoerde vertalingen en zal zulk auteursrecht slechts (van rechtswege) overgaan op de Klant vanaf het ogenblik dat hij aan al zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan. Tot dan is de Klant er niet toe gerechtigd de geleverde Vertalingen in de ruimste zin te gebruiken, hetzij te verkopen, hetzij erover op enige wijze te beschikken.
5.3 In geval van niet-naleving van het bepaalde in artikel 5.2, zal de Klant een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan van 25% van de totale kostprijs van de Vertaling (met een minimum van EUR 75) verschuldigd zijn aan TinC.
6. Uitvoering van vertaalopdrachten en geheimhouding
6.1 TinC is gehouden het Brondocument naar beste weten en kunnen en met de nodige deskundigheid te vertalen in de door de Klant aangegeven Doeltaal of Doeltalen. De omvang van de opdracht omvat dan ook enkel het vertalen van het Brondocument.
6.2 Behoudens indien uitdrukkelijk anders is overeengekomen, en de Klant aan TinC hiertoe alle noodzakelijke en nuttige informatie en/of documentatie heeft bezorgd,
omvat de Vertaalopdracht geen enkele controle of een bepaalde in de Vertaling gehanteerde terminologie geschikt is voor het door de Klant bestemde gebruik of de gewenste (juridische) gevolgen teweeg brengt of uitsluit.
6.3 De Klant is gehouden om op verzoek van TinC een inhoudelijke toelichting op het te vertalen Brondocument te geven en alle relevante documentatie en terminologie ter beschikking van TinC te stellen.
6.4 TinC behoudt haar vrijheid om binnen de perken die door de inhoud van het Brondocument, de semantische regels, logische regels en taalregels zijn opgelegd, de formuleringen te gebruiken die naar eigen goeddunken de oorspronkelijke bedoelingen van het Brondocument in zijn geheel het best weergeven en verwoorden.
6.5 Indien het Brondocument eigen afkortingen bevat, wordt de Klant verzocht de betekenis hiervan mee te delen. Indien dit niet gebeurt, kan TinC beslissen om de afkorting in het Brondocument gewoon over te nemen in het Doeltaaldocument. Indien de Klant geen terminologielijst bezorgt aan TinC, zal TinC naar best vermogen gebruik maken van de eigen beschikbare woordenboeken, Internet, enz ....om zo een gepaste terminologie toe te passen.
6.6 Behoudens uitdrukkelijke andersluidend beding, zal TinC niet verantwoordelijk zijn voor de lay- out van de Vertaling. Het behoort dan ook tot de eindverantwoordelijkheid van de Klant om de lay-out van het Doeltaaldocument te controleren en zo nodig te corrigeren alvorens het vertaalde Doeltaaldocument intern in het bedrijf of extern te publiceren, te distribueren of anderszins te gebruiken.
6.7 Wanneer de Klant wenst dat het vormelijke aspect (en met name het formaat en de lay-out van het Brondocument) gebeurt volgens specifieke aanwijzingen, al dan niet gebaseerd op het formaat en/of de lay-out van het Brondocument, zal zij dit schriftelijk aan TinC meedelen voorafgaand aan de totstandkoming van de Overeenkomst. TinC kan vervolgens, op basis van de moeilijkheidsgraad en het meervolume aan werk dat dit met zich zal meebrengen, beslissen om een meerprijs aan te rekenen bovenop de prijs van de vertaling zelf.
6.8 TinC zal de door de Klant te beschikking gestelde informatie vertrouwelijk behandelen voor zover de uitvoering van de Vertaalopdracht zulks toelaat. TinC zal zijn medewerkers tot eenzelfde geheimhouding verplichten. TinC is evenwel niet aansprakelijk voor schending van de geheimhoudingsplicht door deze medewerkers indien TinC het aannemelijk kan maken zij deze schending redelijkerwijze niet heeft kunnen verhinderen.
6.9 TinC heeft het recht om een Vertaalopdracht (mede) door derden te laten uitvoeren, onverminderd de verantwoordelijkheid van TinC voor de vertrouwelijke behandeling en de deugdelijke uitvoering van de Vertaalopdracht.
7. Klachtenbehandeling
7.1 Iedere klacht van de Klant in verband met een geleverde Vertaling dient op straffe van verval per aangetekend schrijven te worden meegedeeld aan TinC binnen een termijn van 8 kalenderdagen te rekenen vanaf de levering van de Vertaling. Na het verstrijken van voormelde termijn zal de geleverde Vertaling op onherroepelijke wijze geacht worden te zijn aanvaard door de Klant.
7.2 Om ontvankelijk en geldig te zijn, moeten klachten of betwistingen in verband met geleverde Vertalingen, die binnen de hierboven bedoelde termijn worden geformuleerd, grondig worden gemotiveerd met woordenboeken, glossaria en/of gelijkwaardige
teksten opgesteld door bevoegde moedertaal vertalers binnen een termijn van 10 kalenderdagen na de indiening van de klacht. Indien de Klant in gebreke blijft om voornoemde motivatie op te stellen binnen voormelde termijn, vervalt de klacht en zal de geleverde Vertaling op onherroepelijke wijze geacht worden te zijn aanvaard door de Klant.
7.3 Als de klacht naar het oordeel van TinC gegrondis, zal TinC de geleverde Vertaling verbeteren of vervangen binnen een redelijke termijn. Een dergelijke verbetering of vervanging van de geleverde Vertaling door TinC kan niet als een erkenning van een fout in hoofde van TinC worden beschouwd. In geen geval zal de Klant recht hebben op enige schadevergoeding of prijsvermindering.
7.4 Een klacht vervalt automatisch indien de Klant de geleverde Vertaling zelf heeft aangepast of heeft laten aanpassen door een derde, alsook in geval van tekortkoming door de Klant van de in artikel 6 bedoelde informatie- en samenwerkingsverplichtingen.
8. Betalingsvoorwaarden
8.1 Het honorarium van TinC is in beginsel gebaseerd op een woordtarief. Voor andere werkzaamheden dan vertaalwerk wordt in beginsel een honorarium op basis van een uurtarief in rekening gebracht. Tenzij anders overeengekomen met de Klant, kan eveneens een vast bedrag worden afgesproken.
8.2 Facturen zijn betaalbaar binnen een termijn van 15 kalenderdagen na factuurdatum. Bij gebrek aan geschreven protest binnen 7 kalenderdagen na factuurdatum, worden de factuur alsook de erin omschreven Vertaling, geacht onherroepelijk aanvaard te zijn.
8.3 Indien de Klant nalaat een factuur tijdig te betalen, zal van rechtswege en zonder enige ingebrekestelling interest verschuldigd zijn op het verschuldigde bedrag, voor de periode die begint op de dag van opeisbaarheid van het factuurbedrag en eindigt op de dag waarop het verschuldigde bedrag betaald is geworden aan een interestvoet gelijk aan de wettelijke interest vermeerderd met 3% op jaarbasis, en wordt elke som die onbetaald blijft automatisch en van rechtswege uit hoofde van een forfaitair schadebeding vermeerderd met 15% berekend op het totale bedrag van de verschuldigde sommen, met een minimum van EUR 75.
8.4 TinC behoudt zich het recht voor om de Klant de gehele of gedeeltelijke vooruitbetaling van de overeengekomen prijs te vragen.
8.5 Klachten in verband met (de modaliteiten van de) uitvoering van de Vertaalopdracht dan wel de geleverde Vertaling, schorsen de betalingsverplichtingen van de Klant niet.
9. Toepasselijk recht en forumkeuze
9.1 Iedere offerte vanwege TinC, iedere door TinC aanvaarde Vertaalopdracht, alsmede iedere overeenkomst tussen TinC en de Klant is onderworpen aan Belgisch recht.
9.2 Alle geschillen in verband met de geldigheid, interpretatie en/of de uitvoering van enige offerte vanwege TinC of enige overeenkomst tussen TinC en de Klant (en die niet op minnelijke wijze kunnen worden geregeld) vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Leuven.
10. Wijziging van de Algemene Voorwaarden
10.1 TinC kan te allen tijde deze Algemene Voorwaarden wijzigen.
10.2 Dergelijke wijzigingen zullen in werking treden 15 kalenderdagen na bekendmaking hiervan aan de Klant, tenzij een andere termijn wordt aangegeven. De instemming van de Klant met deze wijzigingen wordt verondersteld te zijn verkregen indien deze niet binnen 10 kalenderdagen schriftelijk heeft gereageerd.
10.3 Wijzigingen kunnen worden bekendgemaakt en worden geacht tegenstelbaar te zijn door middel van de mededeling hiervan via een door TinC te bepalen vaste drager (factuur, briefwisseling, e-mail, enz.).
11. Deelbaarheid
11.1 De eventuele nietigverklaring of ongeldigheid van één van de clausules van deze Algemene Voorwaarden zal geen afbreuk doen aan de toepasbaarheid en afdwingbaarheid van de andere clausules van deze Algemene Voorwaarden, en brengt in geen geval de nietigheid van de overeenkomst tussen TinC en de Klant met zich mee. 11.2 De nietige of ongeldige clausule zal in voorkomend geval worden vervangen door een geldige clausule die naar best vermogen de bedoeling van beide partijen bij de totstandkoming van de overeenkomst weergeeft.